Istruzioni per l'uso CANON UNIFLOW BROCHURE

[. . . ] Grazie alla sua modularità e configurabilità, questo potente software può essere adattato a esigenze specifiche di un'ampia varietà di organizzazioni: grandi aziende, piccoli uffici, istituzioni scolastiche e accademiche, enti amministrativi e centri stampa. Universal Driver My Print Anywhere Instradamento dei lavori al dispositivo più adeguato Flussi di lavoro di cattura documenti personali Scansione documenti cartacei su e-mail in formato modi cabile Controllo output documenti Limitazione dell'accesso ai dispositivi Registrazione di tutti i costi di output Monitoraggio dei risparmi sui costi le na Ute nte Report gra ci e tor ret Di io nanziar Proposta uniFLOW Gestione dell'intero parco stampanti Monitoraggio dell'impatto ambientale Responsabile Integrazione con sistemi di back o ce IT Creazione di ussi di lavoro personalizzati Flessibilità di rete Controllo completo di tutto il parco dispositivi MFP Contabilità e controllo stampanti Tutte le attività di stampa e copia, con i relativi costi associati, possono essere monitorate e memorizzate. Il sistema di elaborazione report integrato consente all'amministratore finanziario di tenere sotto controllo quanto ogni stampante e ogni utente costa all'azienda. Tali informazioni possono essere utilizzate nell'ambito di audit di stampa per valutare e decidere futuri investimenti o identificare dove è possibile tagliare i costi. Protezione dei dispositivi ottimizzata La perfetta integrazione con i dispositivi multifunzione Canon consente a uniFLOW di impedire l'uso non autorizzato dei dispositivi. Una volta consentito l'accesso, i dati di utilizzo del dispositivo vengono registrati per i report che verranno generati successivamente. [. . . ] Sul pannello del dispositivo multifunzione viene visualizzato un elenco dei lavori in attesa di essere prelevati dall'utente, che può ancora decidere di modificare alcune impostazioni di stampa prima di rilasciarli. I lavori possono essere inviati dagli utenti direttamente alla coda di stampa protetta oppure indirizzati da stampanti desktop. Gli utenti che lavorano al di fuori della rete aziendale possono inviare i lavori alla coda di stampa protetta via Internet, per poi prelevarli al momento opportuno. 1 2 3 4 5 Nome lavoro Formato carta N. pagine Fronte/Retro Colori Pinzatura Origine carta Costo ­ "My Doc. doc" ­ A4 ­ 15 ­ No ­ Sì ­ No ­ Vassoio 1 ­ 2, 45¤ Indirizzamento del lavoro alla coda di stampa protetta 1 L'utente stampa il documento sulla stampante laser. 3 Se il lavoro supera le 5 pagine, all'utente viene chiesto di indirizzarlo alla coda di stampa protetta. 4 Il lavoro indirizzato viene archiviato sul server. 5 L'utente si autentica presso la stampante e il suo elenco lavori viene visualizzato. Se necessario, l'utente può modificare le impostazioni di stampa prima di rilasciare il lavoro. 6 Le informazioni sui costi e i risparmi relativi al lavoro vengono memorizzate nel database. 6 1 2 3 Stampa protetta via Internet 1 L'utente stampa il proprio lavoro dall'hotel su uniFLOW Internet Gateway. 2 uniFLOW recupera il lavoro di stampa protetto da Internet Gateway. Internet Gateway Firewall uniFLOW 3 L'utente si autentica presso la stampante e il suo elenco lavori viene visualizzato. Se necessario, l'utente può modificare le impostazioni di stampa prima di rilasciare il lavoro. 1 4 3 5 6 Scansione su e-mail e sistemi di gestione documenti 1 L'utente si identifica presso il dispositivo multifunzione e seleziona la scansione del lavoro. 2 uniFLOW recupera le categorie di indicizzazione dal sistema di gestione documenti. 2 3 uniFLOW esegue il riconoscimento ottico dei caratteri sul documento per catturare automaticamente le informazioni di indicizzazione. 4 L'utente verifica le informazioni di indicizzazione sul display. 6 Il documento digitalizzato viene inviato all'e-mail dell'utente in formato MS Word modificabile e al sistema di gestione documenti come file PDF compresso. Sistema di gestione documenti Scansione su e-mail in formato modificabile Dopo essersi autenticati presso il dispositivo multifunzione, gli utenti possono anche eseguire scansioni di documenti cartacei su e-mail o sul sistema di gestione documenti aziendale. Per gli utenti che scelgono la scansione su e-mail l'esperienza sarà simile a quella del normale invio di una mail dal desktop (grazie all'integrazione nativa con Microsoft Exchange); è infatti possibile selezionare i destinatari da elenchi di indirizzi globali, così come archiviare il documento sottoposto a scansione nella cartella "posta inviata" dell'utente. uniFLOW supporta inoltre la tecnologia OCR (Optical Character Recognition) per il riconoscimento ottico dei caratteri del documento e la conversione dell'immagine in un formato modificabile, come quello di Microsoft Word, ed è in grado di estrarre testo e codici a barre da utilizzare come informazioni di indicizzazione. Il documento ottenuto può essere compresso per ridurre le dimensioni del file e i requisiti di archiviazione. L'interazione con l'interfaccia di scansione è dinamica e personalizzata per ciascun utente. uniFLOW è in grado di integrarsi con la directory utenti esistente oppure di imparare autonomamente ad associare ciascun utente alla propria card, sgravando il reparto IT dall'impegno di questa attività. Per l'ambiente di scansione, uniFLOW include l'integrazione nativa con vari sistemi, tra cui Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint e Therefore. I documenti digitalizzati possono essere compressi per ridurre i requisiti di spazio su disco per l'archiviazione nel server. Eventuali informazioni di indicizzazione necessarie possono essere catturate dall'utente oppure direttamente dal documento utilizzando i codici a barre o la tecnologia Zone OCR. Flussi di lavoro personalizzati I vari reparti e utenti necessitano di funzionalità diverse quando si tratta di eseguire la stampa o la scansione dei documenti. Ad esempio, il reparto contabilità può avere la particolare necessità di digitalizzare le fatture all'interno di un sistema di gestione documenti, mentre il reparto vendite deve essere in grado di convertire gli ordini cartacei in formato Microsoft Excel per la successiva elaborazione. [. . . ] È possibile calcolare anche i potenziali risparmi e consentire in tal modo al reparto finanziario di valutare quanto denaro è stato sprecato a causa di utenti che non sono stati in grado di sfruttare al meglio l'infrastruttura di stampa. Report grafici Il reparto finanziario è in grado di tenere visivamente sotto controllo l'utilizzo di tutti i dispositivi aziendali e di accedere a report relativi a singoli utenti, dispositivi, gruppi o codici di costo multilivello. I report standard includono tutte le informazioni necessarie, quali i dispositivi utilizzati maggiormente e gli utenti o i gruppi che spendono di più. I report sui risparmi contengono informazioni sugli effettivi risparmi realizzati in un determinato periodo, così come sui risparmi potenziali ottenibili. I report sulle informazioni di stampa illustrano lo stato corrente dell'ambiente di stampa e offrono un'analisi delle tendenze così come una scomposizione dettagliata di tutti gli impieghi. [. . . ]